B2B παραγγελίες: από την προσφορά στο τιμολόγιο, σε δύο γλώσσες

Στη λιανική, μια πώληση είναι μια στιγμή: ο πελάτης πληρώνει και φεύγει. Στη χονδρική και στις B2B πωλήσεις, μια πώληση είναι μια ακολουθία: προσφορά, παραγγελία, αποστολή, τιμολόγιο, είσπραξη — συχνά με εβδομάδες ανάμεσα στο πρώτο και στο τελευταίο βήμα, και με περισσότερους από έναν ανθρώπους να αγγίζουν την ίδια συναλλαγή.

Όταν κάθε βήμα ζει σε διαφορετικό αρχείο — η προσφορά σε Word, η παραγγελία σε email, το δελτίο στο μπλοκ της αποθήκης, το τιμολόγιο στο πρόγραμμα — τα ίδια στοιχεία πληκτρολογούνται τρεις και τέσσερις φορές. Και κάθε πληκτρολόγηση είναι μια ευκαιρία για λάθος: λάθος τιμή, ξεχασμένη έκπτωση, είδος που τιμολογήθηκε χωρίς να φύγει. Σε αυτό το άρθρο βλέπουμε πώς στήνεται η ροή σωστά, βήμα-βήμα — και τι αλλάζει όταν ο πελάτης είναι στο εξωτερικό και τα έγγραφα πρέπει να είναι στα αγγλικά.

Η ροή μετράει περισσότερο από κάθε έγγραφο

Η βασική ιδέα είναι απλή: η συναλλαγή γράφεται μία φορά και μεταφέρεται. Η προσφορά γίνεται παραγγελία, η παραγγελία γίνεται δελτίο αποστολής, το δελτίο γίνεται τιμολόγιο — και σε κάθε βήμα ακολουθούν αυτόματα όλα όσα ορίστηκαν στο προηγούμενο:

• Πελάτης, διεύθυνση παράδοσης, όροι πληρωμής.
• Είδη, ποσότητες, τιμές, εκπτώσεις, ΦΠΑ.
• Σημειώσεις και ειδικές συμφωνίες.
• Η γλώσσα των εγγράφων.

Κάθε έγγραφο ξέρει από πού ήρθε. Από το τιμολόγιο μπορείτε να δείτε το δελτίο, από το δελτίο την παραγγελία, από την παραγγελία την προσφορά. Όταν ο πελάτης ρωτήσει «γιατί χρεώθηκα αυτή την τιμή;», η απάντηση είναι δύο κλικ μακριά.

1. Η προσφορά: η τιμή που ισχύει για αυτόν τον πελάτη

Στη χονδρική σπάνια υπάρχει μία τιμή. Υπάρχει ο βασικός τιμοκατάλογος, οι τιμοκατάλογοι ανά κατηγορία πελάτη (π.χ. καταστήματα, εστίαση, διανομείς) και οι ειδικές τιμές που έχετε συμφωνήσει με συγκεκριμένους πελάτες. Μια καλή προσφορά ξεκινά με τη σωστή τιμή ήδη συμπληρωμένη — όχι με τον πωλητή να ψάχνει στο email τι είχε συμφωνηθεί.

Τι χρειάζεται μια προσφορά:

• Ισχύ: μέχρι πότε δεσμεύεστε.
• PDF στη γλώσσα του πελάτη, με τα στοιχεία της εταιρείας σας.
• Κατάσταση: σταλμένη, αποδεκτή, απορριφθείσα — ώστε να ξέρετε τι εκκρεμεί.
• Μετατροπή χωρίς πληκτρολόγηση: όταν ο πελάτης πει «ναι», η προσφορά γίνεται παραγγελία (ή απευθείας τιμολόγιο) με ένα κουμπί — και σημειώνεται ως μετατραπείσα, ώστε να μη μετατραπεί δεύτερη φορά από λάθος ή από διπλό κλικ.

2. Η παραγγελία: τι υποσχεθήκατε

Η παραγγελία είναι η δέσμευσή σας απέναντι στον πελάτη. Πριν την επιβεβαιώσετε, δύο έλεγχοι γλιτώνουν πολλά προβλήματα:

• Διαθεσιμότητα: υπάρχει το εμπόρευμα, ή έχει ήδη δεσμευτεί για άλλη παραγγελία; Έρχεται κάτι από προμηθευτή;
• Πιστωτικό όριο: ο πελάτης έχει ληξιπρόθεσμα ή ξεπερνά το όριο που του έχετε δώσει; Καλύτερα να το ξέρετε πριν φορτώσετε το φορτηγό.

Στην πράξη, πολλές παραγγελίες εκτελούνται τμηματικά: στέλνετε ό,τι υπάρχει και το υπόλοιπο μένει σε εκκρεμότητα μέχρι να έρθει. Το σύστημα πρέπει να θυμάται τι λείπει, χωρίς να βασίζεστε στη μνήμη κανενός. Και αν έχετε B2B eshop, οι παραγγελίες του πρέπει να καταλήγουν στην ίδια λίστα με όσες παίρνουν οι πωλητές — όχι σε ένα δεύτερο σύστημα που κάποιος αντιγράφει.

3. Το δελτίο αποστολής: τα εμπορεύματα φεύγουν

Όταν το εμπόρευμα φεύγει, εκδίδεται δελτίο αποστολής και το απόθεμα μειώνεται. Από 1/12/2025 ισχύει η υποχρέωση ψηφιακής έκδοσης των παραστατικών διακίνησης (Α΄ φάση του ψηφιακού δελτίου αποστολής): το δελτίο διαβιβάζεται στο myDATA και ενημερώνεται ο λήπτης. Η Β΄ φάση — φόρτωση, μεταφόρτωση, παραλαβή — ενεργοποιείται από 1/1/2027, σύμφωνα με την ανακοίνωση της ΑΑΔΕ της 30/9/2026.

Εναλλακτικά, όταν η τιμολόγηση γίνεται τη στιγμή της αποστολής, ένα ενιαίο Τιμολόγιο Πώλησης - Δελτίο Αποστολής καλύπτει και τα δύο. Η επιλογή εξαρτάται από τη ροή σας: αν τιμολογείτε κάθε αποστολή χωριστά, το ενιαίο παραστατικό είναι απλούστερο· αν τιμολογείτε συγκεντρωτικά στο τέλος της περιόδου, χρειάζεστε χωριστά δελτία.

4. Το τιμολόγιο και η είσπραξη

Το τιμολόγιο εκδίδεται ανά αποστολή ή συγκεντρωτικά για όλα τα δελτία μιας περιόδου, και αναφέρει τα δελτία που καλύπτει. Για τις πωλήσεις σε επιχειρήσεις στην Ελλάδα, η έκδοση γίνεται μέσω Παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης — υποχρεωτικά για τις περισσότερες επιχειρήσεις από 2/11/2026 (όλες οι ημερομηνίες στο άρθρο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση και το myDATA).

Το κρίσιμο σημείο εδώ είναι ένας κανόνας: τιμολογείτε μόνο ό,τι παραδόθηκε. Αν ένα είδος δεν έφυγε, δεν μπαίνει στο τιμολόγιο· μένει στην παραγγελία. Και κάθε δελτίο που δεν έχει τιμολογηθεί πρέπει να φαίνεται σε μια λίστα «ανοιχτών δελτίων», γιατί ένα ξεχασμένο δελτίο είναι έσοδο που χάθηκε.

Τέλος, η είσπραξη. Ένα τιμολόγιο που φτάνει στον πελάτη με email, με IBAN και μοναδικό κωδικό πληρωμής, πληρώνεται πιο εύκολα — και όταν η πληρωμή έρθει, αντιστοιχίζεται μόνη της με τη σύνδεση της τράπεζας.

Όταν ο πελάτης είναι στο εξωτερικό

Ολοένα και περισσότερες ελληνικές επιχειρήσεις πουλάνε σε πελάτες στην Κύπρο, στη Βουλγαρία, στη Γερμανία ή εκτός ΕΕ. Η ροή μένει η ίδια· αλλάζουν τρία πράγματα.

Η γλώσσα. Ο πελάτης στο εξωτερικό χρειάζεται προσφορά, παραγγελία, δελτίο και τιμολόγιο στα αγγλικά — όχι ένα ελληνικό έγγραφο με μεταφρασμένο τίτλο. Αυτό σημαίνει αγγλικές ετικέτες, μονάδες, ημερομηνίες, μορφή ποσών και ονόματα χωρών. Η γλώσσα ορίζεται μία φορά στον πελάτη και ακολουθεί όλη τη ροή: η προσφορά στα αγγλικά γίνεται παραγγελία στα αγγλικά, και το τιμολόγιο που προκύπτει βγαίνει κι αυτό στα αγγλικά.

Ο ΦΠΑ και ο τύπος του παραστατικού. Για πελάτη-επιχείρηση σε άλλο κράτος της ΕΕ, η πώληση αγαθών είναι κατά κανόνα ενδοκοινοτική παράδοση με ΦΠΑ 0%, και εκδίδεται με τον αντίστοιχο τύπο παραστατικού στο myDATA (1.2 για αγαθά, 2.2 για υπηρεσίες). Προϋπόθεση είναι ο έγκυρος ΑΦΜ ΦΠΑ του πελάτη, που ελέγχεται στο σύστημα VIES της Ευρωπαϊκής Επιτροπής — ιδανικά τη στιγμή της έκδοσης, όχι μόνο όταν καταχωρήθηκε ο πελάτης. Για πελάτη εκτός ΕΕ, οι τύποι είναι 1.3 και 2.3 (τρίτες χώρες). Οι κανόνες έχουν και άλλες προϋποθέσεις — για παράδειγμα, αποδείξεις ότι τα αγαθά μεταφέρθηκαν — γι’ αυτό συνεννοηθείτε με τον λογιστή σας για τις δικές σας περιπτώσεις.

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση. Για πωλήσεις σε επιχειρήσεις άλλων κρατών της ΕΕ, η έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου μέσω Παρόχου παραμένει προαιρετική· για πωλήσεις σε επιχειρήσεις τρίτων χωρών είναι μέρος της υποχρέωσης. Σε κάθε περίπτωση, η διεύθυνση του πελάτη πρέπει να είναι πλήρης, με ταχυδρομικό κώδικα, πόλη και χώρα.

Τα συνηθισμένα λάθη

• Τιμές που ξαναγράφονται σε κάθε βήμα, με τον κίνδυνο να μη συμφωνεί το τιμολόγιο με την προσφορά.
• Προσφορά που μετατρέπεται δύο φορές, με αποτέλεσμα διπλή παραγγελία ή διπλό τιμολόγιο.
• Τιμολόγηση ειδών που δεν παραδόθηκαν, και πιστωτικά για να διορθωθούν.
• Δελτία που δεν τιμολογήθηκαν ποτέ, γιατί κανείς δεν βλέπει τα ανοιχτά.
• Αγγλικά έγγραφα με ελληνικά υπολείμματα: μονάδες, σημειώσεις, ονόματα χωρών.
• ΑΦΜ ΦΠΑ που δεν ελέγχθηκε στο VIES, και ενδοκοινοτική παράδοση που κινδυνεύει να χάσει την απαλλαγή.

Η ροή στο Kronn Smart

Στο Kronn Smart, το πακέτο για χονδρική και B2B καλύπτει όλη αυτή τη ροή: τιμοκαταλόγους ανά κατηγορία πελάτη και ειδικές τιμές ανά πελάτη, προσφορές που γίνονται παραγγελίες ή τιμολόγια, παραγγελίες με διαθεσιμότητα και τμηματική εκτέλεση, πιστωτικά όρια, δελτία αποστολής που διαβιβάζονται στο myDATA καθώς φεύγουν τα εμπορεύματα, και τιμολόγια ανά αποστολή ή συγκεντρωτικά, μέσω του ενσωματωμένου Παρόχου. Τα έγγραφα βγαίνουν στα ελληνικά ή στα αγγλικά, ανάλογα με τον πελάτη, και ο ΑΦΜ ΦΠΑ των πελατών της ΕΕ ελέγχεται στο VIES. Οι παραγγελίες ενός eshop Magento 2 έρχονται στην ίδια λίστα με όσες καταχωρείτε εσείς. Δείτε επίσης τα πακέτα για προμηθευτές τροφίμων και για λιανική και χονδρική.

Αν χρειάζεστε ένα B2B eshop ή marketplace για τους πελάτες σας, αυτό είναι κομμάτι των υπηρεσιών μας για ηλεκτρονικό εμπόριο — δείτε και πώς το κάναμε για την εστίαση στο άρθρο για τις έξυπνες B2B παραγγελίες στο HoReCa. Για όλα τα άλλα, γράψτε μας.

Πηγές

• ΑΑΔΕ, Δελτίο Τύπου 30/9/2026: ηλεκτρονική τιμολόγηση Β΄ περιόδου και Β΄ φάση ψηφιακών παραστατικών διακίνησης.
• ΑΑΔΕ, Δελτίο Τύπου 16/9/2025: πωλήσεις σε επιχειρήσεις της ΕΕ και τρίτων χωρών.
• Ευρωπαϊκή Επιτροπή, VIES: έλεγχος ΑΦΜ ΦΠΑ.