Απόθεμα με μηνιαία τιμολόγηση: δελτία αποστολής χωρίς χάος

Ο προμηθευτής σας φέρνει εμπόρευμα τρεις και τέσσερις φορές τον μήνα. Κάθε φορά αφήνει ένα δελτίο αποστολής. Το τιμολόγιο έρχεται τον επόμενο μήνα, ένα για όλα. Στο μεταξύ, πουλάτε ό,τι παραλάβατε — και το απόθεμά σας πρέπει να είναι σωστό σήμερα, όχι όταν φτάσει το τιμολόγιο.

Αυτό το σενάριο είναι καθημερινότητα για καταστήματα, χονδρεμπόρους, επιχειρήσεις εστίασης και όποιον αγοράζει τακτικά από τους ίδιους προμηθευτές. Και είναι το σημείο όπου τα περισσότερα προγράμματα — και τα περισσότερα Excel — αρχίζουν να μην βγάζουν τα νούμερα. Είτε τα είδη μπαίνουν στην αποθήκη δύο φορές (μία από το δελτίο και μία από το τιμολόγιο), είτε δεν μπαίνουν καθόλου μέχρι να έρθει το τιμολόγιο, και όλο τον μήνα το σύστημα λέει ότι δεν έχετε κάτι που βρίσκεται στο ράφι.

Γιατί οι προμηθευτές τιμολογούν μηνιαία

Δεν είναι αμέλεια· είναι κάτι που επιτρέπει ο νόμος και συμφέρει και τις δύο πλευρές. Σύμφωνα με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ν. 4308/2014, άρθρο 11), το τιμολόγιο για πώληση αγαθών μπορεί να εκδοθεί έως τη 15η ημέρα του επόμενου μήνα από την αποστολή ή την παράδοση. Έτσι, ο προμηθευτής στέλνει το εμπόρευμα με δελτίο αποστολής κάθε φορά και εκδίδει ένα συγκεντρωτικό τιμολόγιο για όλες τις παραδόσεις του μήνα, που αναφέρει τα δελτία που καλύπτει.

Για εσάς αυτό σημαίνει ότι, για δύο έως έξι εβδομάδες, έχετε εμπόρευμα χωρίς τιμολόγιο. Το ερώτημα είναι πώς το χειρίζεστε.

Ο κανόνας: το απόθεμα ακολουθεί το εμπόρευμα, τα χρήματα το τιμολόγιο

Όλη η λύση στηρίζεται σε έναν απλό διαχωρισμό:

• Το δελτίο αποστολής κινεί την αποθήκη, όχι τα χρήματα. Όταν παραλαμβάνετε, τα είδη μπαίνουν στο απόθεμα. Το δελτίο όμως δεν είναι οφειλή: δεν αυξάνει το υπόλοιπο του προμηθευτή, δεν πληρώνεται, δεν μετράει στις αγορές ή στον ΦΠΑ.
• Το τιμολόγιο κινεί τα χρήματα, όχι την αποθήκη — για όσα είδη ήρθαν ήδη με δελτίο. Δημιουργεί την οφειλή προς τον προμηθευτή και φέρνει την τελική τιμή κόστους, αλλά δεν ξαναβάζει στην αποθήκη ό,τι μπήκε από τα δελτία.

Αν το σύστημά σας κρατά αυτόν τον διαχωρισμό, το απόθεμα είναι σωστό κάθε μέρα και οι οφειλές σωστές κάθε μήνα. Αν όχι, θα βρίσκετε διαφορές σε κάθε απογραφή.

Τρεις επιλογές για κάθε γραμμή

Δεν μπαίνουν όλα τα είδη ενός δελτίου στην αποθήκη με τον ίδιο τρόπο. Για κάθε γραμμή, χρειάζεστε τρεις επιλογές:

• Παραλαβή τώρα: το είδος είναι στο ράφι, μπαίνει στο απόθεμα.
• Στα αναμενόμενα: το δελτίο ήρθε, αλλά το εμπόρευμα όχι ακόμα — ή ήρθε μέρος του. Το είδος φαίνεται ως «έρχεται», ώστε να μην το ξαναπαραγγείλετε.
• Δεν αφορά την αποθήκη: αναλώσιμα, υλικά συσκευασίας, μεταφορικά — γραμμές που δεν παρακολουθείτε ως απόθεμα.

Συνήθως όλες οι γραμμές ενός δελτίου έχουν την ίδια επιλογή, οπότε μια συντόμευση «ίδιο για όλες» γλιτώνει χρόνο. Η δυνατότητα να αλλάξετε μία γραμμή όμως είναι αυτή που κάνει το απόθεμα αξιόπιστο.

Αναμενόμενα: τι έρχεται και τι λείπει

Τα αναμενόμενα δεν είναι λεπτομέρεια. Είναι η απάντηση στο «μπορώ να υποσχεθώ αυτό στον πελάτη;». Όταν ξέρετε τι έχετε, τι έχετε δεσμεύσει σε παραγγελίες και τι έρχεται από προμηθευτές, μπορείτε να απαντήσετε σε έναν πελάτη χωρίς να κατεβείτε στην αποθήκη. Και όταν ένας προμηθευτής στέλνει μέρος μιας παραγγελίας, το υπόλοιπο μένει στα αναμενόμενα μέχρι να έρθει — δεν χάνεται.

Η αντιστοίχιση τιμολογίου με δελτία

Εδώ βρίσκεται το πιο δύσκολο σημείο: όταν φτάσει το τιμολόγιο, ποια δελτία καλύπτει; Υπάρχουν τρεις τρόποι να απαντηθεί, από τον πιο αυτόματο στον πιο χειροκίνητο.

Αυτόματα, όταν είναι βέβαιο. Το τιμολόγιο αναφέρει τα δελτία του — με τους ΜΑΡΚ τους στο ηλεκτρονικό τιμολόγιο ή με τα «σχετικά παραστατικά» τυπωμένα στο χαρτί. Ή οι γραμμές του είναι ακριβώς τα είδη που μένουν ατιμολόγητα σε ένα και μόνο σύνολο ανοιχτών δελτίων του ίδιου προμηθευτή. Σε αυτές τις περιπτώσεις η σύνδεση γίνεται χωρίς εσάς.

Με πρόταση, όταν δεν είναι βέβαιο. Το σύστημα προτείνει τα παλαιότερα ανοιχτά δελτία που περιέχουν τα είδη του τιμολογίου, και εσείς επιβεβαιώνετε ή διορθώνετε.

Χειροκίνητα, για ό,τι μένει: επιλέγετε τα δελτία από τη λίστα των ανοιχτών.

Και η αντιστοίχιση γίνεται γραμμή-γραμμή, στις μονάδες της αποθήκης. Μια γραμμή του τιμολογίου που καλύπτεται ολόκληρη από δελτία που παραλάβατε δεν κινεί τίποτα. Μια γραμμή που καλύπτεται εν μέρει φέρνει στην αποθήκη μόνο τη διαφορά. Και ένα δελτίο δεν φέρνει ποτέ ξανά ό,τι έφερε ήδη το τιμολόγιό του. Έτσι, κάθε είδος μπαίνει στην αποθήκη μία φορά, όποια σειρά κι αν έρθουν τα χαρτιά.

Διαφορές, ελλείψεις και η Β΄ φάση του ψηφιακού δελτίου

Δεν συμφωνεί πάντα το δελτίο με αυτό που κατέβηκε από το φορτηγό. Λείπουν δύο κιβώτια, ένα ήρθε σπασμένο, ένα είδος αντικαταστάθηκε με άλλο. Οι διαφορές πρέπει να καταγράφονται τη στιγμή της παραλαβής, όχι να ανακαλύπτονται όταν έρθει το τιμολόγιο.

Από 1/1/2027 αυτό αποκτά και φορολογική διάσταση. Με τη Β΄ φάση της ψηφιακής παρακολούθησης της διακίνησης, ενεργοποιούνται οι διαδικασίες φόρτωσης, μεταφόρτωσης και παραλαβής, καθώς και η διαβίβαση των δεδομένων ποσοτικού ελέγχου στο myDATA (ανακοίνωση ΑΑΔΕ της 30/9/2026). Με απλά λόγια: η παραλαβή των δελτίων που λαμβάνετε θα επιβεβαιώνεται ψηφιακά, και οι ελλείψεις ή τα πλεονάσματα θα δηλώνονται. Όποιος ήδη καταγράφει σωστά τι παρέλαβε, θα έχει πολύ λιγότερη δουλειά.

Τα συνηθισμένα λάθη

• Απόθεμα μόνο από τα τιμολόγια: όλο τον μήνα το σύστημα δείχνει ελλείψεις για είδη που υπάρχουν.
• Απόθεμα και από τα δελτία και από τα τιμολόγια: όλα μετριούνται διπλά.
• Δελτία που χάνονται: παραλήφθηκαν, δεν καταχωρήθηκαν, και το τιμολόγιο δεν «βγαίνει».
• Συσκευασίες: ο προμηθευτής γράφει «5 κιβώτια», εσείς πουλάτε τεμάχια. Χωρίς μετατροπή, το απόθεμα είναι λάθος κατά δώδεκα φορές.
• Κόστος από το δελτίο: τα δελτία συχνά δεν έχουν τιμές ή έχουν ενδεικτικές· η τελική τιμή κόστους, με τις εκπτώσεις, είναι αυτή του τιμολογίου.

Ένας μήνας στην πράξη

Ας το δούμε με ένα παράδειγμα. Ο προμηθευτής σας παραδίδει στις 3, στις 12 και στις 24 του μήνα, κάθε φορά με δελτίο. Σε κάθε παράδοση, όποιος παραλαμβάνει καταχωρεί το δελτίο — ή απλώς το φωτογραφίζει — και τα είδη μπαίνουν στην αποθήκη. Στις 24, ένα είδος λείπει· η γραμμή του πηγαίνει στα αναμενόμενα.

Στις 10 του επόμενου μήνα έρχεται το τιμολόγιο, με τους ΜΑΡΚ των τριών δελτίων. Συνδέεται μόνο του με αυτά. Οι γραμμές του αντιστοιχίζονται με όσα παραλήφθηκαν, χωρίς καμία νέα κίνηση στην αποθήκη. Το υπόλοιπο του προμηθευτή αυξάνεται μόνο τώρα, με το ποσό του τιμολογίου. Το τιμολόγιο δεν χρεώνει το είδος που έλειψε, οπότε το δελτίο της 24ης μένει μερικώς τιμολογημένο και φαίνεται στη λίστα των ανοιχτών δελτίων μέχρι να έρθει το υπόλοιπο. Όλα τα άλλα έχουν κλείσει — και ό,τι δεν κλείσει, το βλέπετε αμέσως.

Δελτία αποστολής προμηθευτών στο Kronn Smart

Στο Kronn Smart τα δελτία αποστολής των προμηθευτών καταχωρούνται στις Αγορές και δουλεύουν ακριβώς με αυτόν τον κανόνα: κινούν την αποθήκη, ποτέ τα χρήματα. Για κάθε γραμμή επιλέγετε παραλαβή τώρα, αναμενόμενα ή καμία κίνηση, με συντόμευση για όλες. Το τιμολόγιο συνδέεται με τα δελτία του αυτόματα όταν είναι βέβαιο, με πρόταση όταν δεν είναι, ή από εσάς, και η αντιστοίχιση γίνεται γραμμή-γραμμή, ώστε κανένα είδος να μη μπει δύο φορές. Οι γραμμές αντιστοιχίζονται με τα είδη σας από τον κωδικό του προμηθευτή ή την περιγραφή, το σύστημα μαθαίνει από κάθε διόρθωσή σας, και οι συσκευασίες μετατρέπονται σε τεμάχια.

Με τη σάρωση με AI, αρκεί μια φωτογραφία του δελτίου ή του τιμολογίου: η ανάγνωση αναγνωρίζει αν το χαρτί είναι δελτίο αποστολής και προτείνει τα είδη. Περισσότερα για το πώς δουλεύει, στο άρθρο για τη σάρωση παραστατικών εξόδων με AI. Δείτε επίσης τα πακέτα για λιανική και χονδρική και για προμηθευτές τροφίμων.

Αν η ροή της δικής σας αποθήκης έχει ιδιαιτερότητες που δεν χωράνε σε έτοιμο πρόγραμμα, μιλήστε μας — φτιάχνουμε και εσωτερικά εργαλεία κατά παραγγελία.

Πηγές

• ν. 4308/2014 (Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα), άρθρο 11: χρόνος έκδοσης τιμολογίου.
• ΑΑΔΕ, Δελτίο Τύπου 30/9/2026: Β΄ φάση της ψηφιακής παρακολούθησης της διακίνησης αποθεμάτων από 1/1/2027.