01Ποιοι είμαστε και τι καλύπτει
Το Kronn ERP παρέχεται από την «ΜΑΡΗΣ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΟΔΥΣΣΕΑΣ», ατομική επιχείρηση με διακριτικό τίτλο «Kronn» (ΑΦΜ 176307607) («Kronn», «εμείς»). Επικοινωνία για θέματα δεδομένων: [email protected], +30 693 487 1363.
Η πολιτική αφορά την εφαρμογή στο erp.kronn.gr, τη διεπαφή της (api.kronn.gr) και τα email που στέλνει. Δεν έχουμε ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO)· για κάθε θέμα γράψτε μας στο παραπάνω email.
02Δύο ρόλοι: υπεύθυνος και εκτελών
Για τα στοιχεία του λογαριασμού σας — των χρηστών και της επιχείρησης ως πελάτη μας — είμαστε υπεύθυνος επεξεργασίας.
Για τα δεδομένα που καταχωρίζει ή φέρνει η επιχείρησή σας στην εφαρμογή (πελάτες, παραστατικά, κινήσεις τράπεζας, ραντεβού, οδηγοί, αποστολές) υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η επιχείρησή σας και εμείς εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό της (άρθρο 28 ΓΚΠΔ), όπως ορίζουν οι Όροι Χρήσης του Kronn ERP.
Αν είστε πελάτης ή συνεργάτης μιας επιχείρησης που χρησιμοποιεί το Kronn ERP και θέλετε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, απευθυνθείτε σε εκείνη. Αν έρθετε σε εμάς, θα προωθήσουμε το αίτημά σας.
03Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε ως υπεύθυνος
| Δεδομένα | Από πού | Γιατί | Νομική βάση |
|---|---|---|---|
| Χρήστες: ονοματεπώνυμο, email, γλώσσα, κωδικός (μόνο ως hash), ρόλος και δικαιώματα, ρυθμίσεις σύνδεσης δύο βημάτων, πότε αποδεχτήκατε τους Όρους και ποια έκδοσή τους | Από εσάς στην εγγραφή ή την πρόσκληση· από τη Google (email, όνομα) αν συνδεθείτε με Google | Λογαριασμός, σύνδεση, ασφάλεια, email λογαριασμού | Σύμβαση (άρθρο 6§1β ΓΚΠΔ) |
| Επιχείρηση: επωνυμία, διακριτικός τίτλος, ΑΦΜ, ΔΟΥ, δραστηριότητα, διεύθυνση, τηλέφωνο, email, ιστότοπος, ΓΕΜΗ, IBAN και τράπεζα, λογότυπο, email για απαντήσεις | Από εσάς στον οδηγό ρύθμισης· συμπλήρωση από το μητρώο της ΑΑΔΕ όταν πατήσετε «Αναζήτηση» | Λειτουργία της υπηρεσίας, εμφάνιση στα παραστατικά σας, ενεργοποίηση και τιμολόγηση πακέτου | Σύμβαση· νομική υποχρέωση για την τιμολόγηση (6§1γ) |
| Πακέτο και χρήση: πακέτο, αίτημα ενεργοποίησης, ημερομηνία ανανέωσης, credits που χρησιμοποιήθηκαν, συνδέσεις τράπεζας | Από την εφαρμογή | Χρέωση, όρια πακέτου, υποστήριξη | Σύμβαση |
| Αλληλογραφία μαζί μας | Από εσάς (email, τηλέφωνο) | Υποστήριξη, απαντήσεις | Σύμβαση ή έννομο συμφέρον (6§1στ) |
| Τεχνικά: διεύθυνση IP, πρόγραμμα περιήγησης, ώρα αιτήματος | Από τη σύνδεσή σας | Ασφάλεια, όρια προσπαθειών σύνδεσης, διάγνωση σφαλμάτων | Έννομο συμφέρον (6§1στ) |
Η εφαρμογή κρατά τη διεύθυνση IP μόνο στη μνήμη, για τα όρια προσπαθειών (π.χ. 20 συνδέσεις ανά 5 λεπτά)· δεν αποθηκεύει ιστορικό συνδέσεων. Το δίκτυο της Cloudflare και ο διακομιστής ιστού τηρούν τεχνικά αρχεία καταγραφής για την ασφάλεια και τη διάγνωση σφαλμάτων.
Δεν στέλνουμε διαφημιστικά email ή newsletter, δεν πουλάμε δεδομένα, δεν δημιουργούμε προφίλ, δεν λαμβάνουμε αυτοματοποιημένες αποφάσεις με έννομα αποτελέσματα, και η υπηρεσία δεν στέλνει δεδομένα σε υπηρεσίες τεχνητής νοημοσύνης.
04Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό της επιχείρησής σας
Ανάλογα με τις λειτουργίες που χρησιμοποιείτε:
- Πελάτες και συνεργάτες: επωνυμία ή ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ, ΔΟΥ, δραστηριότητα, διεύθυνση, χώρα, email, τηλέφωνο, πρόσωπο επικοινωνίας, σημειώσεις.
- Παραστατικά, εισπράξεις και πληρωμές: είδη, ποσά, ΦΠΑ, τα στοιχεία του πελάτη όπως ήταν τη στιγμή της έκδοσης, ΜΑΡΚ και UID της ΑΑΔΕ, το αίτημα προς τον Πάροχο και η απάντησή του, το αρχείο PDF.
- Κινήσεις τράπεζας: ημερομηνία, ποσό, νόμισμα, όνομα και IBAN αντισυμβαλλομένου, αιτιολογία και τα στοιχεία της κίνησης όπως τα δίνει η τράπεζα, με τους αριθμούς καρτών και τηλεφώνων κρυμμένους.
- Πακέτα κλάδου: προσωπικό (όνομα, email, τηλέφωνο, λήξη άδειας)· ραντεβού (ημερομηνία, ώρα, γιατρός, στοιχεία επικοινωνίας για την υπενθύμιση)· ενοικιάσεις (οδηγός: όνομα, αριθμός και λήξη διπλώματος, τηλέφωνο, αριθμός ταυτότητας, ημερομηνία γέννησης)· αποστολές (όνομα, διεύθυνση και τηλέφωνο παραλήπτη)· πινακίδες οχημάτων.
- Email προς τους πελάτες σας: παραλήπτης, θέμα και κατάσταση αποστολής.
Η εφαρμογή δεν έχει σχεδιαστεί για ειδικές κατηγορίες δεδομένων (άρθρο 9 ΓΚΠΔ), όπως δεδομένα υγείας. Μην καταχωρίζετε ιατρικές πληροφορίες σε σημειώσεις ή ελεύθερα πεδία.
Επεξεργαζόμαστε αυτά τα δεδομένα μόνο για να σας παρέχουμε την υπηρεσία και σύμφωνα με τις οδηγίες σας· δεν τα χρησιμοποιούμε για δικούς μας σκοπούς.
05Λειτουργία επίδειξης
Μετά την εγγραφή η επιχείρησή σας ξεκινά σε λειτουργία επίδειξης. Τα παραστατικά παίρνουν δοκιμαστικό ΜΑΡΚ και δεν στέλνονται στον Πάροχο ή στην ΑΑΔΕ. Τα email που στέλνετε φτάνουν μόνο σε εσάς, με την ένδειξη «[ΔΟΚΙΜΗ]», και τα αυτόματα email δεν στέλνονται. Για την τράπεζα χρησιμοποιείται δοκιμαστική τράπεζα ή εισαγωγή αρχείου.
Όταν ενεργοποιηθεί πακέτο, τα δοκιμαστικά παραστατικά, πληρωμές, εισπράξεις, συνδέσεις τράπεζας και δείγματα διαγράφονται αυτόματα.
06Σε ποιους περνούν τα δεδομένα
| Αποδέκτης | Τι κάνει | Ποια δεδομένα |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Φιλοξενία των διακομιστών (βάση δεδομένων, εφαρμογή, αρχείο PDF) σε κέντρα δεδομένων στη Γερμανία | Όλα τα δεδομένα της υπηρεσίας |
| Cloudflare, Inc. | Δίκτυο διανομής, HTTPS και προστασία από επιθέσεις για τα erp.kronn.gr και api.kronn.gr | Η κίνηση προς την εφαρμογή, διεύθυνση IP |
| Bratnet (e-timologiera.gr) | Πιστοποιημένος Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης | Κάθε παραστατικό (εκδότης, πελάτης, είδη, ποσά) για τη διαβίβαση στο myDATA |
| Synci (synci.io), με την υπηρεσία GoCardless Bank Account Data | Σύνδεση τράπεζας, μόνο ανάγνωση | Email και επωνυμία της επιχείρησης· οι λογαριασμοί και οι κινήσεις που εγκρίνετε στην τράπεζά σας |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | Αποστολή των email της υπηρεσίας | Παραλήπτης, θέμα, περιεχόμενο, συνημμένα |
| Σύνδεση με Google (προαιρετική) | Email και όνομα από τη Google, και η διεύθυνση IP σας όταν φορτώνεται το script της Google στις σελίδες εισόδου και εγγραφής | |
| ΑΑΔΕ | Δημόσια αρχή· αποδέκτης βάσει νόμου | Τα παραστατικά (μέσω του Παρόχου, στο myDATA)· ο ΑΦΜ που αναζητάτε στο μητρώο της |
Δεν χρησιμοποιούμε εργαλεία στατιστικών (analytics), υπηρεσίες παρακολούθησης σφαλμάτων τρίτων, διαφημιστικά δίκτυα ή εξωτερικούς επεξεργαστές πληρωμών.
Εξουσιοδοτημένα μέλη της Kronn μπορούν να δουν τον λογαριασμό της επιχείρησής σας με δικαιώματα ιδιοκτήτη μόνο όταν χρειάζεται: για την ενεργοποίηση του πακέτου, για υποστήριξη που ζητήσατε ή για την επίλυση προβλήματος ή ζητήματος ασφάλειας. Αν το ζητήσετε, μπορούν επίσης να επαναφέρουν τη σύνδεση δύο βημάτων ή να δώσουν προσωρινό κωδικό. Δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας.
Δεδομένα μπορεί να δοθούν σε δημόσιες αρχές μόνο όταν το απαιτεί ο νόμος.
07Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ
Η βάση δεδομένων και τα αρχεία βρίσκονται στη Γερμανία. Η Cloudflare, η Resend και η Google έχουν έδρα ή δραστηριότητα στις ΗΠΑ. Όπου δεδομένα διαβιβάζονται εκτός ΕΟΧ, η διαβίβαση στηρίζεται στις εγγυήσεις του Κεφαλαίου V ΓΚΠΔ: στην απόφαση επάρκειας για το EU-U.S. Data Privacy Framework, για όσους παρόχους είναι πιστοποιημένοι, ή στις τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
08Cookies και αποθήκευση στον browser
Η εφαρμογή δεν ορίζει cookies. Χρησιμοποιεί την τοπική αποθήκευση του browser μόνο για όσα χρειάζεται για να λειτουργήσει:
| Κλειδί | Σκοπός | Διάρκεια |
|---|---|---|
| kronn.token | Κρατά τη σύνδεσή σας | Έως την αποσύνδεση· η σύνδεση λήγει μετά από 12 ώρες |
| kronn.lang | Γλώσσα εφαρμογής | Έως να τη διαγράψετε |
| kronn.pageSize.*, kronn.priceMode, kronn.inventory.location | Ρυθμίσεις προβολής: γραμμές ανά σελίδα, τιμές με ή χωρίς ΦΠΑ, επιλεγμένη αποθήκη | Έως να τις διαγράψετε |
| kronn.twoFactorNudge | Θυμάται ότι κρύψατε την υπενθύμιση για τη σύνδεση δύο βημάτων | Έως την επόμενη σύνδεση |
| kronn.synciAdding (sessionStorage) | Θυμάται μια σύνδεση τράπεζας σε εξέλιξη όσο είστε στη σελίδα της τράπεζας | Έως 1 ώρα |
Αυτά είναι απολύτως απαραίτητα για την υπηρεσία που ζητάτε, γι’ αυτό δεν απαιτείται συγκατάθεση (άρθρο 4 παρ. 5 ν. 3471/2006). Αν χρησιμοποιήσετε τη σύνδεση με Google, η Google μπορεί να χρησιμοποιήσει δικά της cookies σύμφωνα με τη δική της πολιτική.
09Email που στέλνει η υπηρεσία
Όλα τα email φεύγουν από το [email protected] μέσω της Resend. Στους χρήστες στέλνουμε μόνο email λογαριασμού και υπηρεσίας: επιβεβαίωση email, επαναφορά κωδικού, προσκλήσεις, ειδοποιήσεις για τη σύνδεση δύο βημάτων, αίτημα και ενεργοποίηση πακέτου.
Για λογαριασμό της επιχείρησής σας στέλνουμε στους πελάτες και συνεργάτες της όσα επιλέγει: παραστατικά, προσφορές, συμβάσεις ενοικίασης, δελτία, καταστάσεις, υπενθυμίσεις ραντεβού και αυτόματες αναφορές. Εμφανίζονται με το όνομα της επιχείρησής σας και οι απαντήσεις πηγαίνουν στο email που έχει ορίσει.
Τα email δεν περιέχουν παρακολούθηση ανοίγματος ή κλικ. Κάθε παραστατικό ανοίγει από υπογεγραμμένο σύνδεσμο που δεν λήγει: όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να δει το PDF. Οι σύνδεσμοι των αυτόματων αναφορών ισχύουν 90 ημέρες.
10Πόσο κρατάμε τα δεδομένα
- Λογαριασμός και δεδομένα της επιχείρησης: για όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός.
- Μετά τη λήξη της σύμβασης: 90 ημέρες για να εξαγάγετε τα δεδομένα σας· έπειτα διαγραφή μέσα σε 30 ημέρες. Τυχόν αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται στον κανονικό κύκλο τους.
- Λογαριασμοί επίδειξης χωρίς δραστηριότητα για 12 μήνες: μπορεί να διαγραφούν, αφού σας ειδοποιήσουμε με email 30 ημέρες πριν. Τα δοκιμαστικά δεδομένα διαγράφονται αυτόματα με την ενεργοποίηση πακέτου.
- Σύνδεσμοι: επιβεβαίωση email 7 ημέρες, επαναφορά κωδικού 60 λεπτά και μία χρήση, πρόσκληση 7 ημέρες, αυτόματες αναφορές 90 ημέρες.
- Τα δικά μας παραστατικά προς εσάς για το πακέτο: όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία.
- Τεχνικά αρχεία καταγραφής: για μικρό διάστημα, όσο χρειάζεται για ασφάλεια και διάγνωση σφαλμάτων.
Η υποχρέωση διατήρησης των παραστατικών και των βιβλίων σας βαραίνει την επιχείρησή σας. Πριν κλείσετε τον λογαριασμό, κατεβάστε τα παραστατικά σε PDF, το πακέτο για τον λογιστή και τις αναφορές. Ο Πάροχος διατηρεί τα παραστατικά που διαβίβασε όπως ορίζει το πλαίσιο για τους Παρόχους Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.
11Ασφάλεια
- Η εφαρμογή λειτουργεί μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης (HTTPS).
- Οι κωδικοί αποθηκεύονται μόνο ως hash Argon2id και οι κωδικοί ανάκτησης ως hash SHA-256.
- Προαιρετική σύνδεση δύο βημάτων (TOTP) με κωδικούς ανάκτησης, και ειδοποίηση με email όταν αλλάζει.
- Τα κλειδιά της σύνδεσης δύο βημάτων και τα διαπιστευτήρια των συνδέσεων τράπεζας αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα.
- Το κλειδί της επιχείρησής σας στον Πάροχο δεν αποθηκεύεται στο Kronn ERP· το κρατά ξεχωριστή υπηρεσία διαχείρισης κλειδιών.
- Τα PDF των παραστατικών βρίσκονται σε ιδιωτικό αποθηκευτικό χώρο και ανοίγουν μόνο με υπογεγραμμένο σύνδεσμο.
- Όρια στον αριθμό αιτημάτων ανά χρήστη και ανά διεύθυνση IP, αυστηρότερα για τη σύνδεση, την εγγραφή, την επαναφορά κωδικού, τους κωδικούς μίας χρήσης και την αποστολή email.
- Ρόλοι ιδιοκτήτη, λογιστή και υπαλλήλου, με δικαιώματα που ορίζει ο ιδιοκτήτης.
Αν συμβεί παραβίαση δεδομένων, ενημερώνουμε την Αρχή Προστασίας Δεδομένων και εσάς όπως ορίζουν τα άρθρα 33 και 34 ΓΚΠΔ. Για τα δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό της επιχείρησής σας, ενημερώνουμε την επιχείρηση όπως ορίζουν οι Όροι.
12Τα δικαιώματά σας
Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης (άρθρα 15–21 ΓΚΠΔ). Τα περισσότερα στοιχεία τα διορθώνετε μόνοι σας από τις Ρυθμίσεις. Για τα υπόλοιπα, για εξαγωγή όλων των δεδομένων σας ή για διαγραφή λογαριασμού, γράψτε στο [email protected] από το email του λογαριασμού σας· απαντάμε μέσα σε έναν μήνα. Τη διαγραφή του λογαριασμού μιας επιχείρησης τη ζητά ο ιδιοκτήτης του.
Η διαγραφή δεν καλύπτει όσα οφείλουμε να κρατήσουμε από τον νόμο. Τα παραστατικά που έχουν διαβιβαστεί στην ΑΑΔΕ δεν διαγράφονται από το myDATA.
Έχετε επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, www.dpa.gr).
13Ανήλικοι και αλλαγές
Το Kronn ERP απευθύνεται σε επιχειρήσεις και επαγγελματίες, όχι σε ανηλίκους.
Όταν αλλάζουμε την πολιτική, δημοσιεύουμε εδώ τη νέα έκδοση με νέα ημερομηνία. Για ουσιώδεις αλλαγές ή για νέους υπεργολάβους επεξεργασίας σας ενημερώνουμε με email τουλάχιστον 15 ημέρες πριν.